Niezbędne do dokonania czynności notarialnej dokumenty oraz dane stron powinny być dostarczone do kancelarii przed ustalonym terminem jej dokonania, z odpowiednim wyprzedzeniem czasowym.
Większość czynności poświadczeniowych dokonywana jest jednak na poczekaniu, bez konieczności wcześniejszego umawiania się i dostarczania dokumentów.
Przy czynności notarialnej notariusz stwierdza tożsamość osób biorących udział w czynności, na podstawie prawem przewidzianych dokumentów: dowodu osobistego, paszportu lub karty pobytu, gdy do czynności stają osoby fizyczne, albo odpisu z Krajowego Rejestru Sądowego w przypadku osób prawnych. W tym ostatnim przypadku wymagane jest również dostarczenie aktu założycielskiego/umowy spółki.
Przed przystąpieniem do dokonania czynności notarialnej każda z osób w niej uczestniczących powinna dostarczyć do kancelarii następujące dane: imię (imiona), nazwisko, imiona rodziców, seria, numer i termin ważności dokumentu tożsamości, PESEL, NIP, stan cywilny, dokładny adres zamieszkania, w przypadku osób prawnych – pełną nazwę z danymi przedstawicieli, numer KRS, REGON, NIP, dokładny adres siedziby.
Poniższy wykaz przedstawia podstawowe dokumenty, niezbędne do sporządzenia aktu notarialnego. W danym stanie faktycznym mogą być wymagane ponadto inne dokumenty. W celu uzyskania szczegółowych informacji prosimy o kontakt z Kancelarią Notarialną.
-
odpis skrócony aktu urodzenia lub małżeństwa przy darowiźnie
- numer księgi wieczystej
- dokumenty, na podstawie których nastąpiło nabycie (wypis aktu notarialnego umowy sprzedaży, darowizny, prawomocne postanowienie sądu o stwierdzeniu nabycia spadku, akt poświadczenia dziedziczenia itd.)
- w przypadku nabycia w drodze spadku lub zasiedzenia, a po 1 stycznia 2007 roku także w drodze umowy darowizny, umowy nieodpłatnego zniesienia współwłasności, zachowku, zapisu zwykłego, dalszego zapisu, zapisu windykacyjnego - zaświadczenie wydane przez naczelnika urzędu skarbowego potwierdzające, że nabycie jest zwolnione od podatku, że należny podatek został zapłacony albo zobowiązanie podatkowe wygasło wskutek przedawnienia
- wypis z rejestru gruntów i wyrys z mapy ewidencyjnej opatrzone adnotacją, z której wynika, że są przeznaczone dla celów wieczystoksięgowych
- wykaz synchronizacyjny, jeżeli zachodzi niezgodność pomiędzy stanem ujawnionym w księdze wieczystej i ewidencji gruntów
- mapa z projektem podziału i decyzja zatwierdzająca podział, jeżeli przedmiotem umowy ma być działka po podziale
- zaświadczenie o przeznaczeniu nieruchomości w planie zagospodarowania przestrzennego lub zaświadczenie o jego braku lub decyzja o warunkach zabudowy; zaświadczenie o uchwaleniu bądź nie programu rewitalizacji
- zaświadczenie, z którego wynika, że nieruchomość nie jest objęta uproszczonym planem urządzenia lasu oraz nie jest objęta decyzją, o której mowa w art. 19 ust. 3 ustawy z dnia 28 września 1991 roku o lasach
-
oświadczenie o osobistym prowadzeniu gospodarstwa rolnego poświadczone przez wójta gminy jako zgodne ze stanem faktycznym
- oświadczenie o powierzchni posiadanych użytków rolnych, poświadczone przez wójta gminy jako zgodne ze stanem faktycznym
- poświadczenie zameldowania na pobyt stały wydane przez urząd gminy
- dokument potwierdzający posiadanie kwalifikacji rolniczych.
-
odpis skrócony aktu urodzenia lub małżeństwa przy darowiźnie
- numer księgi wieczystej
- dokumenty, na podstawie których nastąpiło nabycie (jak wyżej)
- w przypadku nabycia w drodze spadku lub zasiedzenia, a po 1 stycznia 2007 roku także w drodze umowy darowizny, umowy nieodpłatnego zniesienia współwłasności, zachowku, zapisu zwykłego, dalszego zapisu, zapisu windykacyjnego - zaświadczenie wydane przez naczelnika urzędu skarbowego potwierdzające, że nabycie jest zwolnione od podatku, że należny podatek został zapłacony albo zobowiązanie podatkowe wygasło wskutek przedawnienia
- zaświadczenie o uchwaleniu bądź nie programu rewitalizacji
-
odpis skrócony aktu urodzenia lub małżeństwa przy darowiźnie
- numer księgi wieczystej, jeżeli została założona
- zaświadczenie ze Spółdzielni potwierdzające prawo zbywcy do lokalu
- dokumenty, na podstawie których nastąpiło nabycie: przydział, decyzja o przekształceniu, wypis aktu notarialnego, prawomocne postanowienie sądu o stwierdzeniu nabycia spadku, akt poświadczenia dziedziczenia
- w przypadku nabycia w drodze spadku, a po 1 stycznia 2007 roku także w drodze umowy darowizny, umowy nieodpłatnego zniesienia współwłasności, zachowku, zapisu zwykłego, dalszego zapisu, zapisu windykacyjnego - zaświadczenie wydane przez naczelnika urzędu skarbowego potwierdzające, że nabycie jest zwolnione od podatku, że należny podatek został zapłacony albo zobowiązanie podatkowe wygasło wskutek przedawnienia.
-
dane osobowe mocodawcy
- dane osobowe pełnomocnika (imiona, nazwisko, imiona rodziców, numer PESEL)
- zakres pełnomocnictwa – do czego pełnomocnik ma zostać upoważniony (w jakich sprawach będzie mógł reprezentować mocodawcę)
- w przypadku chęci ustanowienia kilku pełnomocników - informacja, czy każdy z pełnomocników może działać samodzielnie, czy też mogą działać tylko łącznie informacja, czy pełnomocnictwo będzie udzielone na czas określony
- do udzielenia pełnomocnictwa konieczne jest stawiennictwo mocodawcy; obecność pełnomocnika nie jest konieczna
-
dane osobowe sporządzającego testament
- dane osoby powoływanej do spadku (imiona, nazwisko, imiona rodziców, numer PESEL, data urodzenia, adres zamieszkania)
- w przypadku zapisu lub zapisu windykacyjnego w testamencie - określenie przedmiotu zapisu
-
odpis skrócony aktu zgonu spadkodawcy
- testament spadkodawcy, jeżeli był sporządzony (pisemny, notarialny)
- numer PESEL spadkodawcy (dowód osobisty, zaświadczenie o numerze PESEL spadkodawcy, wydawane nieodpłatnie przez właściwy wydział ewidencji ludności)
- odpis skrócony aktu małżeństwa (jeżeli dziedziczy małżonek)
- odpisy skrócone aktów urodzenia (dzieci spadkodawcy)
- odpis skrócony aktu małżeństwa, jeżeli nastąpiła zmiana nazwiska
- numery ksiąg wieczystych, w których ujawniony jest spadkodawca
- dane osobowe spadkobierców
-
odpis skrócony aktu małżeństwa (nie dotyczy umowy przedmałżeńskiej)
- dane osobowe małżonków
- określenie dotychczasowego ustroju majątkowego obowiązującego małżonków
- w przypadku chęci ograniczenia wspólności ustawowej – oznaczenie przedmiotów, które mają zostać wyłączone z majątku wspólnego
- w przypadku chęci rozszerzenia wspólności ustawowej – oznaczenie przedmiotów, które mają zostać włączone do majątku wspólnego
- w przypadku chęci zawarcia umowy przedmałżeńskiej – określenie planowanego terminu zawarcia związku małżeńskiego
-
zaświadczenie, że w lokalu nikt nie jest zameldowany (pod względem formalnym przedmiotowe zaświadczenie nie jest konieczne do zawarcia umowy - nabywca może wyrazić w akcie notarialnym zgodę na późniejsze wymeldowanie sprzedającego)
- zaświadczenie o braku zadłużenia w płatnościach opłat eksploatacyjnych, danin publicznoprawnych (podobnie jak w przypadku zaświadczenia o zameldowaniu, zaświadczenie to pod względem formalnym nie jest konieczne do zawarcia umowy – zbywca, jeżeli posiada wiedzę o stanie opłat może w akcie notarialnym złożyć stosowne oświadczenie)
- wartość rynkowa lokalu, działki, spółdzielczego prawa (cena sprzedaży)
- warunki zapłaty ceny
- numer rachunku bankowego, na który ma być wpłacona cena (w przypadku zapłaty ceny przelewem)
- warunki i data wydania nieruchomości.
